Office Assistant

Functie

• Je bent hét stralende gezicht en de stem van ons kantoor, altijd klaar om onze klanten en collega’s met een warme glimlach te verwelkomen en verder te helpen.
• Als eerste aanspreekpunt aan het onthaal en de telefoon, ben jij de vriendelijke stem die onze bezoekers en bellers begroet.
• Je bent een master in het beheren van de agenda’s (van de Bestuurder en collega’s) van het kantoor. Je plant afspraken en organiseert vergaderingen als een echte pro.
• Je bent een actieve deelnemer aan de admin-werkgroep die maandelijks samenkomt, de info uit die werkgroep deel je met jouw team.
• Als de spil van het kantoor, ondersteun jij onze accountants en zorg je voor een vlekkeloze uitvoering van diverse taken.
• Jij bent binnen het kantoor de essentiële schakel wat betreft communicatie, administratie en digitale tools. Jij zorgt ervoor dat alle gegevens en tools up-to-date blijven en vlekkeloos functioneren.
• Het opstellen van mailings, verslagen en nota’s behoort tot jouw takenpakket.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van de post, mailbox, interne administratie, klassement, de planning en de algemene organisatie van het kantoor.

Jouw profiel

Jouw Skills:

• Een bachelordiploma in een administratieve richting is cool, maar bij ons draait het om jouw ambitie, ervaring en talenten.
• Met jouw vriendelijke en professionele houding, ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten.
• We zoeken iemand die energie krijgt van het regelen van zaken en die graag een stapje extra zet om anderen te helpen.
• Je bent communicatief, punctueel, kan zelfstandig werken en hebt een hands-on mentaliteit. Daarnaast kan je goed overweg met verschillende software programma’s.

• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• De activiteiten van een team coördineren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren

Aanbod

Ons aanbod: In harde valuta:

• Een contract onbepaalde duur
• Een loon aangepast aan ervaring en skills
• Een bedrijfswagen met onbeperkte tankkaart
• Maaltijdcheques van €7,50 per gewerkte dag
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering voor het volledige gezin
• Vergoeding thuiswerk
• Loonbonus
• De nieuwste smartphone met abonnement
• Overwerk wordt uitbetaald of omgezet in vakantiedagen

Work-life balance voordelen:

• Teambuildings en af en toe een gezellig samenzijn
• Fietsleaseplan
• Frisdrank en koffie op kantoor
• Persoonlijk contact met de klanten
• Mogelijkheid tot thuiswerk (1 dag per week)
• Glijdende werkuren
• Een omgeving die persoonlijke en professionele groei blijft boosten
• Opleidingsmogelijkheden

Solliciteren

Ine Veys
0470887523
info@search-support.be